Jakou váhu přikládáte zaškolování zaměstnanců? Myslíte si, že je ideální hodit nováčka do vody? Nebo říkáte, že byste se mu rádi věnovali, ale není na to čas? Dívali jste se už někdy na adaptaci finančním pohledem? Pojďme se společně zamyslet, kolik vlastně adaptace stojí a jak můžete ušetřit.

Co je to adaptace

Pojmenujme si nejprve, co to adaptace je, kdy o ní mluvíme a proč má význam se jí zabývat.

Adaptace, respektive zaškolení pomáhá pracovníkům, aby se včas přizpůsobili podmínkám a zapojili se tak do pracovního procesu.

Většina z vás má zřejmě adaptaci spojenou s nástupem nováčka. Dejte si však pozor, ať neopomíjíte další situace, které si systematickou adaptaci zaslouží. Přechází zaměstnanec do jiného oddělení nebo na vyšší pozici? Vrací se po delší době, ať už se jednalo o rodičovskou dovolenou, dlouhodobou nemoc nebo delší neplacené volno? Nepředpokládejte, že zkušenost z minulosti automaticky znamená, že se dokáže zorientovat v nové situaci sám. Možná ano, ale určitě ne tak rychle. Pro zjednodušení se budeme nadále bavit pouze o „nováčcích“.

A jaký efekt má kvalitní adaptace?

Asi vás napadá, že bude pracovník spokojenější. Pojďme si pojmenovat konkrétní efekty, které se dají vyčíslit.

  • Kratší doba, kdy pracovník nepodává požadovaný výkon
  • Eliminace ztrát z případných chyb
  • Nižší fluktuace ve zkušební době

Kvalitní adaptace má vliv nejen na spokojenost a produktivitu zaškolovaného pracovníka, ale také na celý tým.

  • Vyšší produktivita celého týmu
  • Nižší fluktuace celého týmu

Kolik adaptace stojí?

Již jste se pokoušeli spočítat, kolik stojí adaptace? Nebo jste se nad tím alespoň zamýšleli? Pokud ne, přidávám námět, jak na to.

kalkulacka

1. Čas, který nováčkovi někdo věnuje:

= náklady na pracovníka, který se nováčkovi věnuje * čas, který nováčkovi věnuje

„Pracovníkem“ může být:

  • mentor, případně průvodce,
  • nadřízený,
  • kolega,
  • interní školitel,
  • personalista,
  • další pracovníci servisních oddělení.

Do nákladů na pracovníka zahrnujte:

  • veškeré mzdové náklady, které firma na pracovníka má,
  • náklady na benefity.

„Čas, který nováčkovi věnoval“:

  • v průběhu adaptace,
  • i před nástupem (například IT musí vytvořit přístup do systému, personalista připraví smlouvu apod.).

2. Příprava adaptačního programu (koncepce, materiály, e-learning, aktualizace programu apod):

= náklady na pracovníka * doba přípravy / počet nováčků

Náklady na pracovníka viz. položka č. 1.

3. Pomůcky, materiály (apod.)

Náklady na tisk materiálů, reklamní předměty, pracovní oděvy, pracovní pomůcky atd. Kalkulujte zejména ty, které při případném odchodu pracovník nevrací.

4. Školení a další nutné aktivity

Náklady na externí školení, školení BOZP,PO, lékařské prohlídky apod.

5. Školící prostředí

Kde školení probíhá? Je potřeba zaplatit náklady na pronájem? Pokud máte interní zasedačky, možná vám to ovlivní náklady na elektřinu nebo možná vám vzniknou náklady ušlých příležitostí, o které jste kvůli plné zasedačce přišli.

6. Daň za špatnou adaptaci

V případě nedostatečné či chybné adaptace mohou firmě vzniknout škody. Příklad: zmetky ve výrobě, ztráta zákazníka ve službách.

7. Ztráta z nižší produktivity

= doba, kdy nováček podává nižší výkon * % nižšího výkonu (průměr za dané období) * náklady na nováčka

Náklady na nováčka: viz náklady na pracovníka z položky č. 1.

Chcete ušetřit?

Troufnu si tvrdit, že největší částky budete mít ve většině případů u první a poslední položky:

  • Čas, který nováčkovi věnují kolegové
  • Ztráta z nižší produktivity

Jakým způsobem tedy můžete snížit finanční částku na tyto položky?

  1. Zkraťte dobu, po kterou nováčka někdo zaškoluje a současně
  2. Zkraťte dobu, po kterou nepodává očekávaný výkon

Nebo se vám to nezdá? Říkáte, že pokud se nebudete nováčkovi věnovat, tak to přeci nebude fungovat? To je skvělý postřeh. Podstatné je slovo „současně“. Pokud se mu nebudete věnovat, prodlouží se doba, po kterou nebude podávat očekávaný výkon.

Navíc, pokud se mu nebudete věnovat systematicky, stejně mu někdo bude muset věnovat svou pozornost, a to nejpozději, když udělá chybu. Nahodilé a neplánované dotazování trvá v součtu většinou delší dobu a negativně ovlivní soustředěnost a produktivitu pracovníka, na kterého se nováček obrací.

Co z toho vyplývá?

Promyslete předem proces adaptace. Přípravě koncepce a programu věnujte delší čas, pokud:

  • Hrozí větší ztráty z možných chyb (položka č. 6).
  • Jedná se o pozici, kterou nabíráte často (položka č. 2 se rozpočítá na větší počet lidí).

V případě, že se jedná o jednorázové obsazení pozice, kde není velké riziko ztráty, stejně se předem zamyslete nad způsobem zaškolení. Pomůže vám to zefektivnit dobu, kterou mu někdo věnuje a zkrátit dobu, kdy nepodává potřebný výkon.

MINIMALISTICKÁ PŘÍPRAVA ADAPTACE:

  1. Napište, co vše je potřeba při adaptaci řešit – jaké oblasti (někomu vyhovuje seznam, jinému myšlenková mapa).
  2. Stanovte logické pořadí jednotlivých kroků a stanovte jim časový rámec. Musí to vědět již první den, první týden, druhý týden, do konce prvního měsíce …?
  3. Přidělte zodpovědné osoby, které nováčka s jednotlivými oblastmi seznámí.
  4. Proberte s těmito osobami jejich úlohu při zaškolování a ujistěte se, že tuto roli chápou a akceptují.
  5. Promyslete, kdo a kdy bude s nováčkem průběžně komunikovat, abyste ověřili, že vše probíhá, jak má.

 

Jakou adaptaci očekává generace Y si můžete přečíst v článku Ideální adaptace očima generace Y.

Share Button
Jak ušetřit na adaptaci zaměstnanců
Štítky:    

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Top